Samenvatting PCF
Samenvatting op basis van de specificatie van de exameneisen en de begrippenlijst.
1.1. Boodschap van een uiting
Soorten boodschappen:
- appellerende boodschap: zender wil met de uiting bepaald doel bereiken
- referentiele boodschap: het gaat om de feitelijke inhoud van de boodschap
- expressieve boodschap: de uiting geeft iets weer van de innerlijke gesteldheid van de zender
- relationele boodschap: de uiting geeft weer hoe de zender de ontvanger ziet
Doelen: directe doelen zijn communicatiedoelen, indirecte doelen zijn beleidsdoelen.
Onderverdeling communicatiedoelen:
- informatief: kennisoverdracht
- instructief: vaardigheden leren
- persuasief: mening en/of houding beinvloeden/bepalen
- motiverend: gedrag beinvloeden (gaat iets verder dan persuasief)
- affectief: inspelen op gevoelens en emoties/genieten
Beleidsdoelen worden onderverdeeld in algemene en specifieke beleidsdoelen; om een algemeen beleidsdoel te realiseren moeten een aantal specifieke beleidsdoelen gehaald worden.
Er is meestal een hoofddoel en een aantal ondersteunende doelen. Soms is het niet duidelijk wat het hoofdoel is of zien verschillende mensen een ander doel als hoofddoel.
Symmetrische doelen: zowel zender als ontvanger hebben hetzelfde doel. Maar dan kan de communicatie nog misgaan: dan worden de communicatiedoelen niet gehaald.
Expressieve boodschap kan gebruikt worden: hoe komt de zender over/hoe wil de zender overkomen.
In het kader daarvan spreken we van imponeergedrag wanneer de zender zijn sterke eigenschappen zoveel mogelijk nadruk geeft en van facadegedrag als de zender zijn zwakke eigenschappen zoveel mogelijk verdoezeld.
Relationele boodschap heeft meer te maken met de ontvanger, hoe ziet de zender de ontvanger en hun relatie?
De veronderstellingen die een zender kan hebben over de ontvanger hebben te maken met:
1) kennis (boodschap aanpassen of veronderstelde kennis, of gewenste kennis)
2) taalvaardigheid (taalgebruik aanpassen)
3) normen, waarden, voorkeuren en smaak (aansluiten hierbij vergroot de effectiviteit v.d. boodschap)
4) de relatie tussen zender en ontvanger (hieraan refereren, of relative pikorde heeft effect op taalgebruik)
Naast rekening houden met bovengenoemde veronderstelde kenmerken van de ontvanger, kan hiermee ook strategisch worden omgegaan, bijvoorbeeld door de ontvanger bewust andere eigenschappen toe te dichten of de onderlinge verhouding bewust anders voor te stellen dan deze in de werkelijkheid is.
2.1 en 2.2 Bouwplannen en vaste structuren & vaste structuren en ordeningsprincipes.
Soorten structuur:
- Innerlijke structuur: de onderdelen van de uiting die in een bepaalde logische samenhang zijn gegroepeerd.
- Uiterlijke stuctuur: vorm, woordkeuze en andere hulpmiddelen waarmee de innerlijke structuur van de uiting wordt ondersteund.
Bouwplan:
1) Thema
- zelfstandig naamwoord met eventueel een of meer toevoegingen ter verduidelijking
- zo bondig mogelijk
- zo exact mogelijk aangeven waar de tekst over gaat
2) Hoofdvragen (en subvragen die door de kernantwoorden opgeroepen worden en dus terugslaan op het kernantwoord, niet het thema)
- hebben direct betrekking op het thema
- zijn open vragen (geen ja/nee)
- het thema staat direct in de hoofdvraag, of er wordt met verwijswoord naar verwezen
- moeten bondig worden geformuleerd
- moeten zo exact mogelijk aangeven welke informatie in het antwoord staat
3) Kernantwoorden op hoofd- en subvragen (=d e essentie van het antwoord op de hoofdvraag in een zin)
Kernantwoorden:
- sluiten op de hoofdvraag aan (hoe -> instructie, waarom -> argumenten, waardoor -> opsomming oorzaken)
- zijn bondig en exact
- bij meer kernantwoorden op een hoofdvraag, moet de formulering uniform gehouden worden en nummer je de antwoorden
Subvragen: een kernantwoord kan subvragen oproepen, dat zijn dan deelthema's
Mini bouwplan: thema en hoofdvragen
Kort bouwplan: thema, hoofdvragen en kernantwoorden
Gedetailleerd bouwplan: alles wat meer uitgewerkt is dan het korte bouwplan
Globale functies van bouwplan:
- informatie structureren
- overzicht en inzicht verbeteren
De functies van een bouwplan voor de schrijver:
1) verzamelen van informatie
2) selecteren van informatie
3) ordenenen van informatie
4) bespreekstuk in een overleg
De funcities van een bouwplan voor de lezer:
1) samenvatten
2) hulpmiddel bij het beoordelen van teksten.
Layout:
THEMA (hoofdletters)
Hoofdvraag 1? (vraagteken en onderstrepen)
Kernantwoord 1 (inspringen)
Subvraag 1? (vraagteken)
Subantwoord 1
Vaste innerlijke structuren
- probleemstructuur
- maatregelstructuur
- evaluatiestructuur
- handelingsstructuur
- onderzoeksstructuur
Vaste structuren kunnen ook soms binnen een tekst genest/gecombineerd voor komen.
Probleemstructuur
Gebruik: Bespreking van een probleem
Thema: een probleem in de vorm van een ongewenste situatie
Vaste vragen:
1) Wat is het probleem precies? (probleem schetsen, grenzen vaststellen en eventuele achtergrond informatie verstrekken om het geheel in een context te plaatsen)
2) Waarom is het een probleem? (waarom is het een probleem, en waarom moet er iets aan gedaan worden)
3) Wat zijn de oorzaken van het probleem?(probleem moet opgelost worden door de oorzaken weg te halen of te verminderen)
4) Wat kan er gedaan worden aan het probleem? (inventarisatie mogelijke oplossingen door oorzaken weg te halen of te verminderen, of door symptoom bestrijding als het niet mogelijk is de oorzaken aan te pakken)
Maatregelstructuur
Gebruik: teksten waarin adviezen worden gegeven, verzoeken worden gedaan, genomen besluiten worden toegelicht etc.
Thema: een maatregel; een actie of een voorstel tot een actie
Vaste vragen:
1) Wat is de maatregel precies? (waar hebben we het precies over)
2) Waarom is de maatregel nodig? (overtuigen dat de inspanning gerechtvaardigd is)
3) Hoe wordt de maatregel uitgevoerd? (werkwijze, wie doe wat, wanneer en met welke middelen. Concretiseren van (1))
4) Wat zijn de effecten van de maatregel? (in hoeverre wordt de doelstelling (2) gehaald of aan een behoefte voldaan. Ook positieve en negatieve bijeffecten beschrijven)
Evaluatiestructuur
Gebruik: kwesties waarin men tot een rationele beoordeling moet komen (vaak zijn de teksten niet neutraal ook al wordt dit gesuggereerd door de structuur)
Thema: Iets dat geevalueerd moet worden
Vaste vragen:
1) Wat zijn de relevante kenmerken ervan? (beeldvorming van het thema)
2) Wat zijn de relevante beoordelingscriteria ervoor? (niet altijd expliciet, expliciet wil zeggen bloot gesteld aan kritiek)
3) Wat zijn de positieve aspecten ervan? (positieve argumenten die de basis vormen voor het eindoordeel)
4) Wat zijn de negatieve aspecten ervan? (negatieve argumenten die samen met de positieve argumenten de basisvormen voor het eindoordeel... zowel positieve als negatieve aspecten zijn soms in teksten moeilijk te vinden)
5) Hoe luidt het totaaloordeel erover? (samenvatting van (3) en (4) en conclusie - die overigens ook al eerder doorgeschemerd kan zijn)
Handelingsstructuur
Gebruik: overal waar sprake is van instructies om te komen tot een bepaald resultaat of waar sprake is van een proces, instructie of beschrijven.
Thema: alles met een verloop in tijd, met oorzaak en gevolg, bijv. een handleiding
Vaste vragen:
1) Wat is het doel ervan? (soms is de doelvraag niet relevant, dan wordt deze vervangen door de waarom vraag: waarom besteden we er in deze tekst aandacht aan?)
2) Wat zijn de voorwaarden ervoor? (wat moet er zijn, situatie/tools, om de handeling te kunnen uitvoeren)
3) Wat zijn de deelstappen van de handeling? (in kleine stappen opdelen of eerst grote lijnen en dan de details)
4) Hoe is de uitkomst ervan te controleren? (hoe controleer je of je het goed gedaan hebt)
Onderzoeksstructuur
Gebruik: Onderzoeksverslagen, maar ook onderzoeksplannen
Thema: Een object waarnaar onderzoek is uitgevoerd door de schrijver of door anderen
Vaste vragen:
1) Wat is er precies onderzocht? (waarom en hoe tot de onderzoeksvraag gekomen, en formulering van de onderzoeksvraag)
2) Volgens welke methode? (de methode en alle daarbij relevante informatie moet aan de orde komen)
3) Met welke resultaten? (De (verwerkte) onderzoeksgegevens)
4) Wat zijn de conclusies? (Conclusies, antwoord op (1). Mogelijk ook ingaan op vragen of discussies waarvan de onderzoeker verwacht dat deze op basis van het onderzoek worden opgeroepen)
Ordeningsprincipes voor antwoorden:
1) Ruimtelijk ordeningsprincipe (van links naar rechts, van boven naar beneden, antwoorden op vragen zoals "Hoe ziet het eruit?" of "Hoe loopt de route?")
2) Chronologisch ordeningsprincipe (Personen en objecte in de tijd plaatsen, antwoorden op vragen zoals "Wat is er gebeurd?" of "Wie deed wat, wanneer?" Deze vragen worden beantwoord met een serie gebeurtenissen, een reeks handelingen etc.)
3) Bekend - nieuw ordeningsprincipe (eerst bekenden dingen, die geven de context, dan de nieuwe dingen. Varieteiten zijn van makkelijk naar moeilijk, van algemeen/veel voorkomend naar specifiek/zeldzaam)
4) Classificerend ordeningsprindipe (alle antwoorden kunnen worden ingedeeld in (hierarchische) klassen, soorten, subklassen etc.)
Toepassingseisen van ordeningsprincipes:
- in één opsomming niet verschillende ordeningsprincipes gebruiken.
- binnen het ordeningsprincipe moeten de antwoorden op hetzelfde niveau gehouden worden.
- kernantwoorden moeten uitputtend (volledig) zijn en overlappen elkaar bij voorkeur niet.
Toepassingsmogelijkheden voor vaste structuren en ordeningsprincipes:
- lezers begrijpen de tekst beter als ie goed gestructureerd is.
- schrijvers hebben houvast bij het schrijven.
- soms is de werkelijkheid weerbarstiger en moet afgeweken worden...
Een voorlopig bouwplan gebruik je in het begin stadium van het schrijven om de hoofdlijnen van de tekst vast te leggen.
Hulpmiddelen hierbij zijn:
- voorgeschreven indelingen (door bedrijf voorgeschreven, vaak alleen op hoogste niveau, detail invulling is vrijer)
- conventionele indelingen (in de loop van de tijd ontstaan, hebben hun waarde bewezen)
- vaste structuren (zie hiervoor)
- eigen indeling
Uiterlijke structuren
Globale structuur:
1) indeling van de tekst, titels en inhoudsopgave (deze zal vaak overeenkomen met het bouwplan dat aan de innerlijke structuur ten grondslag ligt, maar er kan ook vanaf geweken worden als bijvoorbeeld een hoofdvraag uitvoeriger besproken wordt dan een andere. Titel kan ook afwijken, bijvoorbeeld om te prikkelen.)
2) Structuuraanduidende passages (vooruitblik = inleiding, terugblik = samenvatting van bijvoorbeeld argumenten om nogmaals te benadrukken/overtuigen, slotsamenvatting)
3) opmaak en typografie
Opmaakmogelijkheden:
- hoofdstukken op een nieuwe pagina laten beginnen
- paragrafen en subparagrafen scheiden door witregels
- samenvattingen, conclusies, voorbeelden laten inspringen
- voorbeelden omkaderen
- alineas op een nieuwe regel laten beginnen en inspringen
- trefwoorden in de marge
- verwijzingen in de voetnoten
Typografie mogelijkheden:
- grote en vette letters voor kopjes
- kleine, cursieve letters voor bijschriften
- onderstrepen = benadrukken
- stippen, streepjes etc voor opsommingen
- markeringstekeningen voor aandacht
- etc...
Toepassing hiervan is een kwestie van smaak, veel is niet altijd beter.
Lokale structuur:
1) voorkeursplaatsen voor het thema (eerste alinea - tweede zin alinea; eerste zin is inleiding - laatste zin alinea.. in de vorm van een conclusie)
2) verwijzingen naar het thema (door woorden als "die", "deze", "dat", "hierdoor", "erbij" etc of door letterlijke herhaling van het woord of de woordgroep, of gebruik van een synoniem)
3) signaalformuleringen (woorden of woordgroepen die duidelijk maken welke vraag er zojuist beantwoord is, of beantwoord gaat worden)
Signaalwoorden voor vragen:
- oorzaak, daardoor : Wat is de oorzaak?
- de volgende reden, immers : Waarom?
- methode, werkwijze, aanpak: Hoe?
- bijvoorbeeld, ter illustratie: Wat is een voorbeeld?
Signaalwoorden voor antwoorden:
- kortom, samenvattend, dus, met ander woorden, concluderend: een bondige formulering van het kernantwoord.
- maar, echter, toch: het juiste kernantwoord na een aantal onjuiste.
- en, ook, tevens, daarbij, bovendien, teen eerste/tweede, enerzijds/anderzijds: een reeks nevengeschikte antwoorden op één vraag.
4) opsommingen (puntsgewijze notering, met voor elk item een streepje/teken (volgorde onbelangrijk), letter (min of meer volledige opsomming), cijfer (opsomming waarin volgorde belangrijk is)
De leden van de opsomming moeten gelijkvormig zijn!
Schriftelijke communicatie (3.1 Voorbereiding schrijfopdracht, 3.2 Structurering en 3.3 Schrijfstijl)
Wanneer schriftelijk?
- meerdere personen op meerdere locaties gelijktijdig op de hoogte brengen
- zwart op wit vastleggen van beslissingen
- documenteren van de werking van een applicatie voor gebruikers
Het proces:
1) Voorbereiding
a) algemene orientatie: informatie over de opdracht, doel van de schrijfopdracht, doelgroep en opdrachtgever verzamelen
b) uitgangspunten:
- goede algemene orientatie
- gestructureerd werken
- objectieve kijk op geleverd werk
- optimale schrijfomstandigheden
2) Schrijfplan (houvast bij het schrijven, overleg met opdrachtgever en/of andere schrijvers, kan soms overbodig zijn)
a) aanleiding
- de reden, vaak afgeleid van de beleids- en/of communicatiedoelen
- de achtergronden, historisch achtergrond
- de betrokkenen, doelgroep en eventuele schaduwlezers
- het doel (informeren, instrueren, overtuigen, motiveren of affecteren)
b) doelgroep
Belangrijke aspecten van de doelgroep:
- voorkennis van de doelgroep m.b.t. de beleidsdoelen
- voorkennis van de doelgroep m.b.t. het onderwerp
- relatie van de doelgroep met de zender
- voorkennis van de doelgroep over de zender
- meningen en emoties van de doelgroep t.o.v. de zender
- persoonskenmerken van de doelgroep
- doelen van de doelgroep
Strategieen voor orientatie op de doelgroep:
- interviewen van lezers
- verrichten van onderzoek naar de doelgroep
- verplaatsen in de lezer (niet altijd betrouwbaar)
- analyseren van voorbeelden
c) planning
Vertragende factoren kunnen zijn:
- optimistische tijdsinschatting
- afhankelijkheid van anderen
- slechte algemene orientatie op de schrijfopdracht
- onvoorziene situaties
d) globale inhoud
Hoofd- en deelvragen om te bepalen of de benodigde informatie beschikbaar is
e) informatie en onderzoek
- verzamelen van informatie uit:
* eigen geheugen
* schriftelijke bronnen
* praten met mensen
* beeldmateriaal
- selecteren van informatie
* alleen relevante informatie
* betrouwbaarheid en actualiteit controleren
- ordenen van informatie
* logische samenhang tussen informatie bepalen
f) evaluatie
Het is handig dat, voordat met daadwerkelijk schrijven begonnen wordt, beoordeeld wordt of voldoende informatie beschikbaar is, en of de ideeen van de schrijver en de opdrachtgever met elkaar in overeenstemming zijn. In dit stadium kunnen eventuele opmerkingen nog makkelijk verwerkt worden en een foute richting bijgesteld worden.
3) Bouwplan
Hoofd- en deelvragen, indeling en structuur bepalen
a) indeling (uitgangspunt is het bevorderen van de leesbaarheid)
- hoofdstukken (bijvoorbeeld één voor elke hoofdvraag)
- paragrafen (kernantwoorden één per paragraaf)
- subparagrafen (deelvragen)
- alinea's
* thematische: inhoudelijke onderverdeling
* verbindende: samenhang tussen delen van de tekst aangeven (inleiding - samenvatting)
Bij het bepalen van de opzet van de tekst kan de schrijver gebruik maken van de volgende indelingen:
1) Voorgeschreven indeling (een template, voor uniformiteit in de schriftelijke communicatie)
2) Conventionele indeling (bewezen effect en/of doelgroep is kent deze indeling)
b) structuur
Structuren helpen om de indelingen nader uit te werken.
Er zijn twee soorten structuren:
a) vaste structuren (probleem, maatregel, evaluatie, handelings en onderzoeksstructuur)
b) Eigen structuren (bijvoorbeeld door het aanpassen van een vaste structuur of het combineren van een aantal vaste structuren)
c) evaluatie
Leidt het opgestelde bouwplan tot een duidelijke en gestructureerde tekst?
4) Uitvoering: het daadwerkelijke schrijven
a) uiterlijke kenmerken
Aspecten die belangrijk zijn bij de schrijfstijl:
- appelerend: wat wil de schrijver bewerkstelligen?
- referentiel: juiste taalgebruik
- expressief: formulering moet juiste imago hebben
- relationeel: verhouding tussen de zender en de ontvanger
b) schrijven
Het uitschrijven van de tekst aan de hand van het bouwplan
c) redactie
- inhoudelijk, bijvoorbeeld door de opdrachtgever
- correcte schrijfwijze, goed gebruik van grammatica en interpunctie en het juiste vocabulaire
d) afwerking
- uiterlijke presentatie
- grafische elementen
- aanlevereisen van de drukker (eventueel)
Mondelinge communicatie
Een gesprek is interactief; zender en ontvanger wisselen voortdurend van rol
De voorbereiding van een zakelijk gesprek bestaat uit twee onderdelen:
1) orientatie
2) afspraak voor het gesprek
De orientatie bestaat een orientatie op:
1) het doel (informatief, instructief, persuasief, motiverend, emotionerend)
2) de gespreksparter
- inschatten als persoon
- mate van overeenstemming doelen:
* identiek
* complementair
* uiteenlopend
* tegengesteld
3) de randvoorwaarden - factoren die van invloed kunnen zijn op het gesprek
- tijdsduur
- locatie
- vertrouwelijkheid
- aard van het gesprek
- notuleren
- vervolgafspraak
- goedkeuring van de inhoud
4) structuur
- vaste structuren (probleem-, maatregel-, evaluatie-, handelings-, of onderzoeksstructuur)
- specifieke gespreksstructuren:
* interview
* sollicitatiegesprek
* opdrachtgesprek
* functioneringsgesprek
* beoordelingsgesprek
5) inhoud (heeft alles te maken met doelstellingen en gekozen structuur)
Aandachtspunten zijn:
- lijst gespreksonderwerpen
- afspraken overzicht
- tijdspad
- inleiding
- afsluiting
- documentatie
Bij de afspraak voor het gesprek zijn de volgende dingen van belang:
- datum, tijd en plaats
- tijdsduur
- doel
Fasering van een gesprek:
1) Inleiding met opening, doelaanduiding, vooruitblik op het gesprek en de randvoorwaarden
2) Zakelijke kern met globale inhoud, structuur, thema en gespreksfasen
3) Afsluiting met samenvatting, vervolgafspraak, social talk en afscheid.
Gespreksvaardigheden en technieken
Timing is heel belangrijk!
Gespreksvaardigheiden en bijbehorende technieken:
1) Structureren
Technieken zijn:
- inleiding geven
- markeren van overgangen
- corrigeren van afwijkingen (van de structuur)
- samenvatten
2) Stimuleren tot het uiten van informatie
Technieken zijn:
- duidelijke doelen aangeven
- wijzen op het belang van het gesprek
- stellen van (open) vragen
- doorvragen
- herhalen en samenvatten/parafraseren
- korte verbale (bemoedigende) uitingen (...en toen?...)
- non-verbale uitingen zoals een stilte laten vallen, instemmend knikken, vragend kijken
3) Overtuigen en motiveren
Technieken zijn:
- informeren en argumenteren
- enthousiasmeren
4) Reageren op standpunten, voorstellen en ideen (alleen rationele aanpak)
Technieken zijn:
- informeren en argumenteren
- reageren op kritiek
5) Reageren op gedrag
Technieken zijn:
- standpunt geven en argumenteren
- metacommunicatie
- tijd winnen